Tentang Pengurusan Surat Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Sejumlah ASN dan perangkat desa/kelurahan mengikuti bimbingan teknis (bintek) Pengelolaan Kearsipan dan Sosialisasi SIKD, pada hari Jum’at (13/12/2019), di Ruang Girimanik Setda Kabupaten Wonogiri.

Dalam bintek tersebut, peserta mendapatkan beberapa materi, diantaranya terkait pengurusan surat.

Pengurusan surat adalah kegiatan menerima dan mendistribusikan surat masuk dan keluar, serta menyalurkan atau mengarahkan surat dari unit kerja satu ke unit kerja lain.

Pengurusan surat ditujukan agar distribusi informasi cepat, tepat, dan aman. Pengurusan surat berfungsi menjaga keamanan informasi , membuat pengaliran surat secara efektif dan efisien.

Fungsi lainya adalah menjamin surat dapat dialirkan dengan cepat, tepat dan aman, menjamin adanya pengendalian sejak surat diproses sampai dengan didistribusikan dan memelihara kelancaran informasi.

Garis besar pengurusan surat terdiri dari pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar, dan pengurusan surat intern.

Dalam pengorganisasian pengurusan surat dikenal azas sentralisasi dan desentralisasi. Azas sentralisasi  adalah seluruh kegiatan pengurusan surat (masuk dan keluar) yang dilakukan oleh satu unit organisasi.

Azas desentralisasi adalah kegiatan pengurusan dan pengendalian surat (masuk dan keluar) yang dilaksanakan masing-masing unit organisasi.

Surat dinas terbagi menjadi beberapa kategori, yaitu Surat Dinas Rahasia, Surat Dinas penting, dan Surat Dinas Biasa. Lalu seperti apa kriteria dari ketiga surat tersebut?

Surat kategori Penting memiliki kriteria apabila surat hilang/terlambat akan berakibat kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, dan tidak dapat diganti surat tembusan atau surat lain.

Memiliki proses tindak lanjut yang harus segera dilaksanakan. Informasi yang terkandung dalam surat tidak terdapat di surat lain, sehingga informasinya perlu diketahui unit pengolah dan pimpinan.

Surat kategori Biasa memiliki kriteria apabila surat terlambat tidak akan berakibat kesulitan bagi instansi yang bersangkutan. Surat tersebut tidak memerlukan proses tindak lanjut, dan informasi yang terkandung dalam surat ada di surat lain.

Surat kategori  rahasia memiliki kriteria surat yang isi informasinya membutuhkan tingkat pengamanan tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang  atau yang ditunjuk.

Facebook Comments
About gemantar-wonogiri 208 Articles
Desa Berinovasi Dalam Pengelolaan Website Desa

Jadi yang Pertama Berkomentar

Tinggalkan Balasan