Dalam birokrasi, arsip berbanding lurus dengan akuntabilitasnya. Semakin baik arsipnya maka semakin tinggi akuntabilitasnya. Sebaliknya, jika arsip kacau maka reformasi birokrasi sulit terwujud. Indikator tersebut disampaikan oleh Retno Puspitosari, Kepala Seksi Layanan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Retno menyampaikannya saat menjadi narasumber Bimbingan Teknis Pengelolaan kearsipan dan Sosialisasi SIKD. Bimbingan teknis (bintek) yang diikuti sejumlah ASN dan perangkat desa / kelurahan tersebut dilaksanakan pada hari Jum’at (13/12/2019), di Ruang Girimanik Setda Kabupaten Wonogiri.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (UU No. 43/Thahun 2009 tentang Kearsipan). Dalam bintek, Retno menyampaikan bahwa keberhasilan reformasi birokrasi bisa dilihat dari tata kelola arsip dari organisasi. Terkait dengan akuntabilitas birokrasi, peran pengelolaan arsip adalah memfasilitasi good governance. Menyokong mekanisme akuntabilitas, dan merupakan memori korporat, nasional, dan sosial. Merekonstruksi identitas individual, komunitas, dan nasional. Selain itu juga memberikan sumber informasi yang resmi.
Secara rasional, birokrasi perlu mengelola arsip dengan baik agar mampu memberikan layanan yang konsisten, efisien dan akuntabel. Memberikan konsistensi dan kelangsungan dalam manajemen serta administrasi. Beberapa faktor yang menyebabkan arsip organisasi tidak tertib adalah rendahnya kesadaran kearsipan, ketidak disiplinan para karyawan, dan akumulasi arsip yang tinggi. Rendahnya kesadaran kearsipan para karyawan mengakibatkan manajemen kearsipan tidak berjalan semestinya. Ketidak disiplinan membuat arsip kacau bahkan kebocoran informasi. Akumulasi arsip yang tinggi memicu susahnya menemukan arsip ketika dibutuhkan.
Untuk mengatasinya, perlu merubah pola pikir dan reformasi kearsipan. Reformasi kearsipan yang dimaksud adalah melakukan pengelolaan arsip yang baik dan benar. Mengingat, pentingnya arsip sebagai sumber informasi, gerbang inspirasi, warisan budaya, memori organisasi, memori kolektif, pertanggungjawaban, dan pembuktian. Prinsip umum manajemen kearsipan ialah arsip dibuat, diterima, dipelihara dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Organisasi harus memelihara arsip yang otentik, berguna, serta melindungi integritas arsip. Arsip yang dilestarikan dalam sisten kearsipan dapat menyediakan bukti dan informasi tentang pelaksanaan kegiatan. Selain itu, prinsip umum manajemen kearsipan adalah melestarikan arsip dan membuat arsip tersebut dapat diakses sepanjang masa untuk memenuhi persyaratan bisnis dan masyarakat.
